GUIA N° 001 ACTIVIDAD 2 CIERRE DE CUENTA DEL CLIENTE

1.    CIERRE DE CUENTA

El Cierre de Cuenta es el procedimiento que informa al huésped de los cobros por servicio de hospedaje, alimentos, bebidas y adicionales consumidos dentro del hotel.  Previa aprobación o desaprobación del huésped por el cobro de algún servicio o consumo se pueden realizar procesos de ajuste y descuento a dicha cuenta. Así mismo indica la forma de pago en la que el huésped cancelara y liquidara su cuenta de gastos. El responsable de realizar el cierre de cuenta será el recepcionista o cajero de un hotel. 

PASOS A SEGUIR:

• Solicitar al huésped el número de habitación.
• Buscar el folio de la habitación en el sistema.
• Dar la cuenta total al huésped para que este manifieste su acuerdo o no.
• Cerrar el folio, es decir este debe quedar en ceros (igual valor en el débito y en el crédito).
• Confirmar el medio de pago: efectivo, tarjeta débito, tarjeta crédito, cheque, moneda extranjera y cheque de viajero.
• Recibir el medio de pago elegido por el huésped.
• Seguir los procedimientos de seguridad para verificar la validez de la forma de pago.
• Registrar el pago en el sistema.
• Imprimir la factura.
• Hacer firmar la factura por el cliente.
• Entregar la factura original al huésped y conservar la copia para el cierre de cajero.

2.    ¿QUE ES UN AJUSTE Y UN DESCUENTO?

Cuál es la principal diferencia entre los dos y cuáles son los controles que existen para este tipo de movimientos en los hoteles.

• AJUSTE: asiento contable que se formula para modificar el saldo de dos o más cuentas que por alguna circunstancia no reflejan la realidad en un momento determinado.

• DESCUENTO: es la reducción de un porcentaje sobre el precio de un bien o servicio. el descuento tiene como finalidad ofrecer los productos excedentes o de baja demanda a un precio menor previamente al usado con el objetivo de promover la demanda o de reducir el inventario y los costos de almacenaje que estos generar.

El ajuste es una modificación que se le hace a un saldo que por algún motivo no reflejan su precio real puede ser de naturaleza débito o crédito, mientras que el descuento es un cargo de naturaleza crédito que se realiza con previa autorización de la parte administrativa del establecimiento hotelero y se constituye como una política.

Los controles a este tipo de movimientos en los hoteles son muy estrictos y no pueden efectuarse si la debida autorización del superior en turno, ya que debe tener una justificación valida y concreta.

3.    JUEGO DE ROLES

• CLIENTE: buenas tardes señorita
• RECEPCIONISTA: ¿buenas tardes en que le puedo colaborar?
• CLIENTE: Quisiera saber el valor total mi cuenta, por favor
• RECEPCIONISTA: Claro con mucho gusto me permite su número de habitación
• CLIENTE: 503
• RECEPCIONISTA: “verifica no. de habitación – nombre del cliente- factura” si señorita Suárez su cuenta es la siguiente $557.000 “pasa cuenta al cliente” ¿DESEA CANCELAR?
• CLIENTE: Si claro; señorita a mí me hablaron de  un descuento.
• RECEPCIONISTA: si claro ya me lo autorizaron permítame elaborar el comprobante. ¿Cómo DESEA CANCELAR?
• CLIENTE: Efectivo aquí está mi pago.
• RECEPCIONISTA:” verifica validez del dinero entregado” Por favor me firma la factura y el comprobante de descuento,
• CLIENTE: firma
• RECEPCIONISTA: gracias señorita Suárez  por utilizar los servicios del Hotel Escuela Sena que pase usted una feliz tarde.
• CLIENTE: muchas gracias. Hasta luego.